1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van Incasso Sniper is:
BVR AI Ventures BV
(Volledige bedrijfsgegevens worden in de definitieve contractuele documentatie opgenomen.)
2. Toepasselijkheid en GDPR
BVR AI Ventures verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“GDPR”), alsmede de Belgische uitvoeringswetgeving. Incasso Sniper is ontworpen volgens de principes van privacy by design en privacy by default.
3. Categorieën Persoonsgegevens
Afhankelijk van de concrete configuratie en het gebruik door de Klant, kan Incasso Sniper onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
- Identificatiegegevens van de Klant en gebruikers (naam, e-mail).
- Debiteuren- en factuurgegevens (naam, adres, factuurnummer, openstaand saldo, vervaldatum).
- Communicatiegegevens (inhoud van aanmaningsmails en verstuurde communicatie via de software).
- Technische loggegevens (IP-adres, toestelgegevens, tijdstip van login en gebruiksstatistieken).
4. Doeleinden en Rechtsgrond
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden, waaronder:
- het aanbieden en onderhouden van de Incasso Sniper SaaS-dienst;
- het ondersteunen van debiteurenopvolging en herinneringsprocessen;
- beveiliging, logging, auditing en misbruikdetectie;
- facturatie, klantenbeheer en contractadministratie;
- productverbetering en statistische analyse (geaggregeerd/anoniem).
De belangrijkste rechtsgronden zijn: uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang (zoals beveiliging en fraudepreventie) en naleving van wettelijke verplichtingen. Waar vereist zal BVR AI Ventures expliciete toestemming vragen.
5. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, met inachtneming van wettelijke bewaartermijnen en sectorale best practices. Loggegevens worden in principe korter bewaard dan contract- en facturatiegegevens.
6. Dataopslag en Locatie
Incasso Sniper maakt gebruik van Supabase voor hosting en dataopslag. Alle primaire productiegegevens worden opgeslagen in datacenters in Frankfurt, Duitsland (Supabase).
Dit betekent dat alle gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt. BVR AI Ventures selecteert uitsluitend subverwerkers die passende technische en organisatorische maatregelen toepassen om de vertrouwelijkheid en integriteit van persoonsgegevens te waarborgen.
7. Beveiliging
BVR AI Ventures treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (SSL/TLS), toegangsbeheer op basis van rollen, logging en monitoring, en regelmatige updates en patches van de infrastructuur.
8. Rechten van Betrokkenen
Op grond van de GDPR hebben betrokkenen (zoals debiteuren en gebruikers) onder meer de volgende rechten:
- Recht op inzage in de verwerkte persoonsgegevens;
- Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
- Recht op wissing (“recht om vergeten te worden”) in bepaalde gevallen;
- Recht op beperking van de verwerking;
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens (data portability);
- Recht van bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
Verzoeken kunnen in eerste instantie aan de Klant (de verwerkingsverantwoordelijke) worden gericht. Waar BVR AI Ventures als verwerker optreedt, zal zij de Klant ondersteunen bij het correct afhandelen van verzoeken, conform de afspraken in de verwerkersovereenkomst (DPA).
9. Klachten en Toezichthouder
Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, zoals de Gegevensbeschermingsautoriteit in België of een andere bevoegde toezichthouder binnen de EER.